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Digitalisierung im Dokumentenwesen

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Digitalisierung im Dokumentenwesen


Das schöne Wort Digitalisierung ist in aller Munde, auch wenn die begriffliche Klarheit manchmal noch nicht gegeben ist. Doch im Bereich Dokumente, Akten und Archivierung ist die Entwicklung so deutlich wie kaum sonst irgendwo. Kurz gesagt: Früher gab es Berge von Papier, heute passt das Unternehmensarchiv auf einen USB-Stick von der Größe einer Zwanzig-Cent-Münze. Das hat Vor- und Nachteile und zwingt die Unternehmen zum Umdenken.

Die Pflicht zur sicheren Aufbewahrung


Alle vertraulichen oder sogar sensiblen Daten müssen in einem Unternehmen sicher aufbewahrt werden. Bei manchen ist sogar eine Aufbewahrung in einem zertifizierten Tresor vorgeschrieben, der wichtige Dokumente schützen und vor Diebstahl und Missbrauch bewahren kann. Bei anderen Daten verlangt das Datenschutzgesetz die sichere Verwahrung, bei wieder anderen können versicherungstechnische oder vertragliche Regelungen die Grundlage sein. In jedem Fall benötigt jedes Unternehmen entweder einen Tresor, abschließbare Schränke oder ein Schließfach in einer Bank, um die wichtigsten Originalunterlagen vor unerlaubtem Zugriff zu sichern. Doch was ist eigentlich mit all den anderen Dokumenten und Daten, die in den meisten Büros immer noch ungeschützt in dicken Aktenordnern herumstehen oder sogar mehr oder weniger frei herumliegen?

Der digitale Tresor als Backup für alle Dokumente


Wenn ein Unternehmen eine gewisse Größe erreicht, ist es fast unmöglich, den Überblick über alle Akten und Dokumente zu behalten, selbst wenn das Ablagesystem noch so professionell ist. Irgendwann limitiert der Platz die Systematik und dann wird es schnell unübersichtlich. Eine leider noch immer wenig genutzte Möglichkeit, dies zu ändern, ist die Digitalisierung der papiernen Akten und das Zusammenführen von digitalen und analogen Dokumenten in einem digitalen Tresor. Denn es bleibt ja nicht bei den Papierakten, die sich immer höher türmen. Hinzu kommen Tausende Mails, PDFs, Word-Dokumente und Excel-Tabellen, dazu Grafiken, Fotos und Entwürfe und und und. Wäre es nicht perfekt, alle Dokumente des Unternehmens zentral aufbewahren und katalogisieren zu können? Klar geht das auf der Festplatte oder in einer offenen Cloud. Doch was ist dann mit der Sicherheit?

Einfach und sicher Verträge und Akten aufbewahren


Nicht alle Daten eines Unternehmens sind so sensibel, dass sie gleich in einen Tresor eingeschlossen werden müssen. Doch wenn Unbefugte Einsicht in Angebote und Rechnungen erhalten, so ist das sicher keinem Geschäftsmann recht. Mit einem digitalen Tresor bewahrt man die Dateien nicht nur zentral und geordnet auf, sondern auch sicher und vor unerlaubtem Zugriff geschützt. Anders als bei vielen Cloud Services stehen Datenschutz und Verschlüsselungstechniken ganz oben auf der Liste der Vorteile eines professionellen digitalen Dokumententresors. Die Anwendung ist dennoch sehr einfach und lässt sich ebenfalls sehr simpel für Mitarbeiter erlernen. Viele Services bieten zudem Zusatzleistungen wie etwa Budgetkalkulationen oder Langzeit-Rückblicke, um die Unternehmensbilanz zu optimieren. Bei manchen Anbietern kann man sogar Geld durch alternative Angebote für Strom oder Versicherungen sparen.

Im Zweifel lieber doppelt aufbewahrt


An der Digitalisierung der Unternehmensdokumente führt kein Weg vorbei. Die Frage ist nur, wie man sich dieser Aufgabe stellt. Es ist dringend anzuraten, seine gesamten Akten zu digitalisieren, um im Falle eines Verlustes ein Backup zu haben. Selbst Original-Unterlagen, die tatsächlich auch nur im Original aufzubewahren sind, sollte man digital kopiert haben. Im Falle eines Schadens und Verlustes kann man dann immerhin deren Existenz nachweisen und sich gegebenenfalls die Kopien nachträglich beglaubigen lassen. Viele Unternehmer scheuen sicher den Aufwand einer Dokumentendigitalisierung. Doch man sollte auch die Vorteile bedenken. Eine Zusammenführung der Unternehmensakten gibt hilfreiche Hinweise auf die Geschäftsentwicklung und zeigt auch, was früher vielleicht mal besser oder schlechter funktioniert hat. Vor allem aber ist so eine Digitalisierung ein einmaliger Akt. Dafür hat man dann in Zukunft einen effizienten Prozess und immer alle Daten mit einem Klick zur Hand, statt ewig in verstaubten Akten zu suchen. Langfristig gesehen ist eine Datendigitalisierung also sogar eine Entlastung.
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