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Datensafe - Digitales Dokumentenmagement

Datensafe - Digitales Dokumentenmagement

Datensafe - Das Herz der Familie - Digitales Dokumentenmagement

 
Im Laufe seines Lebens häuft der Mensch Unmengen von Dokumenten an. Nicht alle sind von großer Bedeutung, doch es gibt einige, die sehr wichtig sind und unbedingt sicher aufbewahrt werden müssen. Wie schon der alte Spruch besagt: „Von der Wiege bis zur Bahre Formulare, Formulare“. Doch bei der Vielfalt der Dokumente fällt es nicht immer leicht, diese sicher aufzubewahren.

Das Wichtige vom Unwichtigen trennen

Im Laufe des Lebens sammeln sich viele Dokumente an, die es zu ordnen gilt. Da man nicht alle archivieren muss, ist es wichtig die Dokumente herauszufiltern, die nicht verloren gehen dürfen.
An erster Stelle stehen sicherlich Geburtsurkunden. Zeugnisse und andere wichtige persönliche Dokumente. Dieses müssen gut aufbewahrt werden und sollten deshalb am besten digital und als Papier aufbewahrt werden. Eine weitere wichtige Gruppe von Dokumenten sind die Versicherungsunterlagen. Nicht nur Lebensversicherungen, die für Hinterbliebene interessant sind, sondern auch Versicherungsdokumente die für die gesamte Familie wichtig sind. Dazu gehören Haftpflicht und Hausratversicherungen ebenso wie KFZ- und Rechtsschutzversicherungen.
Auch Unterlagen über Vermögenswerte, Sparbriefe und Aktienanlagen müssen sicher verwahrt werden. Die physische Aufbewahrung ist die eine Sache, gegen Verlust sollten die Dokumente aber digital mit einer Software gesichert sein.
 
Der Zugang zu dieser Software sollte auf einen minimalen Personenkreis begrenzt werden. Es muss mit Sorgfalt darauf geachtet werden, dass keine Personen, egal ob Familie oder Außenstehende, die von auf persönliche Dingen ausgeschlossen bleiben sollen, Zugriff auf Originaldokumente oder digitale Versionen haben.
 

Datensicherung der Familiendokumente

Für das Sichern wichtiger Dokumente gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Digitales Dokumentenmanagement ist nicht nur etwas für Firmen, auch in der Familie gewinnt es immer mehr
an Bedeutung. Wer sich eine entsprechende Dokumentenmanagementsoftware anschaffen möchte, findet auf alternate.de mit dem passenden Online-Gutschein von couporando geeignete Software.

 

Bereits für Kinder gibt es wichtige Dokumente

 
Auch für Kinder gibt es solche Dokumente schon, neben der Geburtsurkunde kann das der Impfausweis oder ein Allergiepass sein.
 
Für ältere Menschen ist eine Patientenverfügung ganz wichtig, dass ihr Wille im Falle einer Krankheit respektiert wird. Ein noch wichtigerer Punkt ist eine Vorsorgevollmacht, die eigentlich jeder haben sollte. Denn schneller als geglaubt kommt man in eine Situation, in der die nächsten Angehörigen nicht vor Ort sein können und dann wird automatisch ein Betreuer oder Vormund vom Gericht bestimmt. Dann wird es sehr schwierig, das wieder rückgängig zu machen. Um das zu vermeiden sollte unbedingt eine Vorsorgevollmacht vorlegen, in der alles geregelt ist. Am besten ist es, wenn diese notariell beglaubigt wurde. Auch diese Vollmacht sollte als digitale Kopie in einer Software gespeichert werden.
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